Como evitar problemas ao enviar documentos importantes on-line

Enviar documentos importantes pode virar um transtorno se o arquivo mudar de formatação ou não abrir corretamente. Com isso, a conversão de arquivos para PDF tem sido cada vez mais incentivada, pela praticidade do formato e utilidade cotidiana. Se você já precisou mandar algum arquivo digital ou fazer uma impressão, provavelmente já viu a necessidade de ter um documento em formato PDF.

Apesar da praticidade do PDF, o formato editável mais utilizado atualmente é o do Word. Com isso, as pessoas buscam uma solução para converter de Word em PDF e garantir a qualidade do documento final com as edições necessárias.

Por que o formato PDF é o mais usado no Brasil?

A tecnologia já está evoluindo há muito tempo indo em direção a uma realidade onde tudo seria resolvido digitalmente. Principalmente após a pandemia do COVID-19, o mundo precisou se adaptar a uma realidade digital e o PDF virou padrão em órgãos públicos, empresas e instituições de ensino.

Hoje, quase sempre, para enviar um arquivo para qualquer instituição é preciso que ele esteja em formato PDF. Documentos jurídicos, currículos, editais e boletos também costumam ser exigidos neste formato. Além disso, mesmo quando você solicita documentos como histórico escolar, carteira de trabalho, título de eleitor, RG, cartão do SUS, dentre outros, tudo vem no formato PDF.

Diferente do Word, arquivos em PDF não sofrem alterações de layout entre sistemas operacionais diferentes. Além disso, na hora de realizar uma impressão você não corre riscos da formatação ser alterada.

Problemas comuns evitados ao converter do Word para PDF

Converter do Word para o PDF é uma prática que visa facilitar a vida de todos. Isso porque esse é um formato que não pode ser facilmente alterado ou burlado e não perde a sua formatação facilmente. Existem muitos casos em que a conversão evita problemas.

Quando o currículo sai todo bagunçado

Ao enviar um currículo no formato .docx para um recrutador, você está correndo o risco de que ele não consiga abrir o arquivo. Por sua vez, arquivos Word abertos em tablets ou celulares perdem espaçamento, imagens e tabelas.

A conversão preserva o layout exato do documento. Assim, após elaborar e preparar o seu currículo para uma vaga, não esqueça de converter o arquivo de Word para PDF.

Contratos e orçamentos com campos que somem

Muitas vezes, abrir arquivos Word pode causar desaparecimento de assinaturas digitais ou tabelas. Isso acontece porque às vezes esses itens foram dispostos muito próximos às bordas do documento, mas também podem ocorrer pelo formato não ser suportado.

Ao converter um contrato ou documento para PDF você garante que todos que abrirem ele terão acesso às mesmas informações. Isso garante mais segurança e evita problemas futuros.

Arquivos que saem errados ao imprimir

Arquivos de Word têm as suas margens alteradas de forma automática na maioria das impressoras. Elas mantêm uma margem que consideram seguras para a impressão. Isso, no entanto, prejudica o resultado, que pode ficar com imagens ou tabelas curtas, assinaturas desaparecidas ou informações ocultas.

Enquanto isso, realizando uma conversão de Word para PDF com antecedência, você evita esse tipo de problema. Não haverá surpresas na impressão e todo o documento será preservado.

Convertendo no celular: o que pouca gente sabe

Muitas pessoas acreditam que, para converter de Word para PDF é preciso ter algum app próprio, fazer isso pelo computador ou notebook. No entanto, o processo é muito mais simples do que parece. Atualmente, a maioria das coisas já podem ser feitas pelo celular. Hoje 9 a cada 10 brasileiros possuem um celular e esse dispositivo também é o principal responsável pelos acessos à internet. 

Converter um arquivo é possível em um dispositivo móvel como celular, seja ele iOS ou Android. Plataformas que oferecem o serviço de conversão online, direto no navegador, podem facilmente ser usadas em celulares. Esse tipo de função otimiza tempo e trabalho, facilitando a vida do usuário.

O que prestar atenção antes de converter

Existem alguns detalhes que não podem passar batido se você quer fazer uma conversão de Word para PDF com qualidade. Apesar de ser um formato universal e de grande utilidade, você deve saber como chegar até ele com segurança e sem perder informações importantes do documento original.

Documentos oficiais e exigência de PDF

Hoje muitos portais governamentais só aceitam documentos em PDF. Seja em concursos públicos, SISU, eSocial ou plataformas de nota fiscal, você precisa ter o arquivo no formato PDF. Instituições privadas, como bancos e muitas escolas também exigem documentos nesse formato.

Em todo o país, o PDF é o formato oficial para documentos. Ele é aceito na maioria dos sites, plataformas e órgãos. Tendo isso em vista, a possibilidade de converter de Word para PDF é de grande ajuda.